Devlete ait kurum ve kuruluşlar günümüzde kendi internet siteleri ve mobil cihazlara indirilebilen uygulamalar aracılığı ile ulaşılabilir hale gelmiştir. E-Devlet sistemi tüm devlet kurumlarını tek bir portal üzerinde toplamıştır ve bütün resmi kurumlara bu sistem üzerinden ulaşılabilmektedir. E-fatura ya da elektronik fatura da bu durumun bir sonucu olarak ortaya çıkmıştır.
Fiziksel olarak fatura, birden fazla türü ile herhangi bir mal ya da hizmetin karşılığı olarak düzenlenmektedir. Herhangi bir alanda ya da sektörde faaliyeti olan mal ya da hizmet veren kişiler mutlaka hizmet ya da mal için fatura düzenlenmelidir. Çeşitli unsurlara dikkat edilerek düzenlenmesi gereken faturalar genel olarak elden teslim edilir ve kağıda basılır.
Fatura, özel ya da tüzel bir kişinin, bir malı ya da hizmeti alıcı olan tarafın bilgilerini alarak düzenlediği resmi bir belgedir. Resmi olarak geçerliliği olabilmesi için de kurallara uygun olarak düzenlenmesi zorunludur. Genel olarak işletmelerin düzenlediği ve en sık kullanılan fatura türleri şunlardır:
E-fatura sistemi ya da elektronik fatura uygulaması, elektronik ortamda düzenlenen, oluşturulan ve gönderilen fatura türleridir. Türkiye’de 2013 yılından bu yana etkin olarak kullanılan e-fatura sistemi resmi geçerliği bulunan bir uygulamadır. Bu fatura türü vergi usul kanununa göre belirlenmiş olan şartları sağlayan her mükellef kişi tarafından kullanılabilmektedir. Kullanılabildiği işlemler ise şunlardır:
E-fatura sistemini kullanmak için bazı şartların yerine getirilmiş olması gerekmektedir. Kullanılabilmesi için kullanmak isteyen mükelleflerin önceden kayıt olması gerekir. İşletmeler e-fatura sisteminden yararlanabilmek için Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvuru yapmalıdır. Bu sistemi kullanmak Vergi Usulü Kanunu’nun 232. maddesine göre ve bu maddedeki ilgili yönetmeliklere göre belli başlı şartları yerine getiren tüm mükellefler tarafından zorunlu kılınmıştır. Belli şartları sağlayan mükellefler tarafından kullanılabilen e-fatura sisteminin kullanılması zorunlu olduğu durumlar şu şekildedir:
Bir önceki yıl içinde brüt satış hasılatı 5 milyon ve üzerinde olan mükellefler ciro sınırlarını aştığı için e-fatura sistemini kullanmak zorundadır.
Kamu kurumları, anonim şirketler, limitet şirketler, sermayesi paylara bölünmüş olan şirketler, dernekler, vakıflar, kooperatifler gibi hem özel hem tüzel kişiler kullanmak zorundadır.
Gerçek kişilerin zirai, mesleki ya da ricali faaliyetleri nedeni ile gelir vergisi kanununa tabi olan tüm mükellefler belli şartları sağlayarak e-fatura kullanmak zorunda tutulur.
Türkiye’den başka ülkelere mal ya da hizmet ihraç eden tüm mükellefler e-fatura kullanmak zorundadır.
Kullanan kişilere birçok imkan ve avantaj sağlayabilen e-fatura avantajlarından bazıları şunlardır: