Fatura nedir, resmi olarak nasıl düzenlenir?

Günlük hayatta ya da ticari faaliyetlerde farklı işlem türlerine göre farklı belgeler düzenlenmesi gerekebilir. Alış ve satış işlemlerinde de düzenlenmesi zorunlu ve gerekli olan türlü belgeler vardır. Fatura, irsaliye, dekont, makbuz gibi belgeler bu belgelerden bazılarıdır. Her bir belgenin ayrı bir geçerliliği ve görevi bulunmaktadır.

Fatura nedir?

En net tanımı ile fatura, satıcı olan firma ya da kişiden alıcı taraf olan firma ya da kişi adına düzenlenen mal ya da hizmetin satıldığını ve alındığını gösteren, resmi olarak bu eylemi ispatlayan bir belgedir. Çeşitli ayrıntıların yer alması zorunlu olan faturalar da kendi aralarında türlere ayrılmaktadır. Örnek olarak fiziksel olarak fatura düzenlenebildiği gibi fatura kesme işlemi e-fatura olarak da gerçekleştirilmiş olabilir.

Birden fazla fatura türü bulunmaktadır. Bu türlerden bazıları şunlardır:

• Gönderim yöntemine bağlı olarak e-arşiv fatura, e-fatura gibi fatura türleri
• İşlem amacına bağlı olarak düzenlenen faturalara
• Ödeme zamanına göre düzenlenen faturalar
• Vergilendirmeye bağlı olarak düzenlenen faturalar

Vergilendirilmeye bağlı olan faturalar, satılan mal ve hizmetlerin vergilendirilmesi süreci için bazı yükümlülükleri ifade etmektedir. Tüm fatura türleri farklı vergi türlerine göre düzenlenmektedir. Alıcı ve satıcı için bu faturalar çeşitli yasal ve mali sorumluluklar da oluşturmaktadır.

Fatura resmi olarak nasıl düzenlenir?

Düzenlenen ya da daha sık kullanımı ile kesilen her faturanın resmi geçerlilik kazanması gerekir. Bunun için de fatura kesme esnasında dikkat edilmesi gereken bazı unsurlar bulunmaktadır. Özellikle fatura düzenlenirken içeriğinde yer alması gereken hiçbir ayrıntının atlanmaması gerekmektedir. Her faturada şu bilgiler mutlaka bulunmak zorundadır:

• Faturanın ne zaman düzenlendiğinin net tarifi
• Fatura yazısı ve ibaresi (Faturanın düzenlendiği dilde olmalıdır)
• Faturanın sıra numarası
• Faturanın seri numarası
• Faturayı düzenleyen kişinin ismi, soy ismi, ticari unvanı, hesap bilgileri, iş yerinin bağlı olduğu vergi dairesi
• Faturanın düzenlendiği kişinin adı soyadı, hesap bilgileri, ticari unvanı, vergi dairesi
• Satılan malın ya da hizmetin ismi
• Satılan malın ya da hizmetin birim ve toplam fiyatları
• Satılan malın ya da hizmetin katma değer vergisi oranı
• Satışı yapan tarafın ya da hizmeti veren kişi veya kurumun kaşesi ya da yetkilisi olan kişinin imzası
• Ödemenin nasıl yapılacağının ya da yapıldığının bilgisi
• Ürünün, mal ya da hizmetin nasıl teslim edildiğinin bilgisi

Fatura kesme yetkisi ticari faaliyette olan kişilerdedir ve aynı zamanda fatura düzenlememe bu kişiler için mecburiyettir. Düzenleme sırasında dikkat edilmesi gereken bazı unsurlar şunlardır:

• Fatura, seri numarasına göre düzenlenmelidir.
• Maliye ile anlaşmasının olması gerekir.
• Fatura mal ya da hizmet satışının ardından en çok 7 gün sonrasında düzenlenmiş olmalıdır.
• Faturanın en az 1 adet aslı 1 adet de kopyası olmalıdır.
• Fatura düzenlenirken yanlış bir şey yapılırsa üzeri karalanmamalıdır. Silmek de doğru değildir. Ancak hatalı kısmın üzerine bir çizgi çekilmeli ve altına doğrusu yazılarak paraf atılmalıdır.

Fatura yerine geçtiği resmi olarak kabul edilen bazı başka belgeler de bulunmaktadır. Örnek olarak yazar kasa kayıt fişleri toptancılar tarafından da kullanılır ve fatura yerine kabul edilebilir.