Filo araç kiralama sürecinde işletmelerin dikkat etmesi gereken noktalar

Filo Araç Kiralama Neden Tercih Ediliyor?

Filo kiralama, işletmelerin ihtiyaç duyduğu araçların kullanım hakkını belirli bir süre ve kilometre sınırıyla edinmesine dayanır. Araçların mülkiyeti kiralama şirketinde kalırken işletme araçları günlük faaliyetlerinde kullanır. Sözleşmeye göre bakım, onarım, lastik, sigorta, hasar yönetimi, yol yardımı ve ikame araç gibi hizmetler de kiralama paketine eklenebilir. Bu yöntem, araç satın alımı için yüksek tutarda kaynak ayırmak istemeyen işletmelere alternatif sunar. Araç edinme maliyetinin aylık ödemelere yayılması, giderlerin dönemsel olarak takip edilmesini kolaylaştırabilir. Bakım veya lastik işlemlerinin kiralama şirketi tarafından yönetilmesi ise şirket içindeki ekiplerin servis randevusu, tedarikçi görüşmesi ve ödeme takibi gibi işlere ayırdığı zamanı azaltabilir.

İhtiyaca Uygun Araç Filosu Nasıl Belirlenir?

İhtiyaca uygun araç filosunu belirlemek için aşağıdaki durumlara dikkat edebilirsiniz:

• Araç seçimine başlamadan önce çalışanların görevlerini ve kullanım alışkanlıklarını inceleyin. Şehir içinde müşteri ziyaretleri yapan bir satış ekibi ile ekipman taşıyan teknik servis çalışanlarının ihtiyaçları aynı olmaz. Yolcu sayısı, yük kapasitesi, günlük mesafe, yol koşulları ve park imkânları araç sınıfını belirlerken dikkate alınmalıdır.
• Tüm çalışanlara aynı araç tipini vermek yerine görev gruplarına göre farklı seçenekler oluşturabilirsiniz. Satış, dağıtım, teknik servis ve yönetim ekipleri için ayrı değerlendirme yapmak gereğinden büyük veya yetersiz araçların seçilmesini önleyebilir. Araçların bagaj hacmi, yakıt tüketimi ve sürüş destek özellikleri de günlük kullanım şartlarıyla birlikte ele alınmalıdır.
• Yıllık kilometre tahmini, hem araç seçimini hem de kira bedelini etkiler. Mevcut bir filonuz varsa geçmiş 12 veya 24 aylık kilometre kayıtlarını inceleyebilirsiniz. Yeni oluşturulan ekiplerde günlük rota, ziyaret sayısı, şehir dışı seyahat sıklığı ve mevsimsel yoğunluk üzerinden tahmin yapabilirsiniz.
• Kilometre sınırını düşük belirlemek sözleşme sonunda fazla kilometre ücretiyle karşılaşmanıza neden olabilir. Gereğinden yüksek bir sınır seçmek ise kullanmadığınız kilometre için daha yüksek aylık bedel ödemenizle sonuçlanabilir. Bu nedenle araç bazında gerçekçi bir kullanım tahmini hazırlamanız önem taşır.
• Yakıt veya enerji türü de kullanım koşullarına göre belirlenmelidir. Elektrikli ve hibrit seçeneklerin artması işletmelerin tercih alanını genişletse de şarj imkanı, günlük mesafe ve araçların şarjda bekleme süreleri değerlendirilmeden karar verilmemelidir.

Sözleşme Süresi Seçilirken Nelere Dikkat Edilmeli?

Sözleşme süresini belirlerken araçların kaç yıl boyunca kullanılacağını ve şirketinizin bu dönemde nasıl değişebileceğini düşünün. Çalışan sayısı hızlı değişen, dönemsel projeler yürüten veya yeni bölgelere açılmayı planlayan işletmeler daha fazla esnekliğe ihtiyaç duyabilir. Uzun süreli sözleşmeler aylık ödeme açısından avantaj sağlayabilir. Ancak iş hacminin azalması veya araç ihtiyacının değişmesi durumunda erken iade ve sözleşme değişikliği koşulları önem kazanır. Bu nedenle yalnızca başlangıç fiyatını değil sözleşme boyunca karşılaşabileceğiniz farklı durumları da değerlendirin. Sözleşmede şu konuların açıkça yer almasına dikkat edin:

• Kiralama süresi ve toplam kilometre sınırı,
• Fazla veya eksik kilometrenin nasıl hesaplanacağı,
• Erken iade halinde uygulanacak koşullar,
• Araç sayısının artırılması veya azaltılması,
• Bakım, lastik ve hasar hizmetlerinin içeriği,
• İkame araç sağlanacak durumlar,
• Vergi ve maliyet değişikliklerinin kira bedeline etkisi,
• Araç tesliminde ve iadesinde uygulanacak kurallar.

Araç kiralama sözleşmesi, tarafların sorumluluklarını, ödeme koşullarını ve aracın kullanımına ilişkin esasları belirler. Bu nedenle sözleşmede yer alan hizmetlerle teklif dosyasındaki bilgilerin birbiriyle uyumlu olup olmadığını kontrol etmeniz gerekir.

Bakım, Servis ve Lastik Hizmetleri Neden Önemlidir?

Bakım, servis ve lastik hizmetleri araçların güvenli, düzenli ve planlanan süre boyunca kullanılabilmesi açısından önem taşır. Periyodik bakımların zamanında yapılması, arızaların erken fark edilmesine ve daha büyük onarım ihtiyaçlarının önüne geçilmesine yardımcı olabilir. Araçların serviste uzun süre kalması ise saha çalışmalarını aksatabilir ve çalışanların görev planlarında gecikmelere neden olabilir. Bu hizmetlerin kiralama kapsamında yönetilmesi, işletmenizin servis randevusu oluşturma, onarım sürecini takip etme ve farklı tedarikçilerle görüşme yükünü azaltabilir. Bakım geçmişinin kayıt altında tutulması da filodaki araçların durumunu daha kolay izlemenizi sağlar. Gerektiğinde sunulan yol yardımı ve ikame araç desteği, arıza veya kaza nedeniyle oluşabilecek iş kaybını sınırlandırabilir.

Bakım, servis ve lastik işlemlerinin planlı yürütülmesi, araçların kullanım dışında kaldığı süreyi azaltırken filonun günlük işlere hazır tutulmasına katkıda bulunur. Böylece çalışanlar araçla ilgili işlemler yerine kendi görevlerine daha fazla zaman ayırabilir.

Filo Kiralama Şirketi Seçerken Hangi Kriterler Değerlendirilmeli?

Filo kiralama şirketini seçerken değerlendirmeniz gereken kriterler aşağıdaki gibidir:

• Teklifte hangi hizmetlerin bulunduğunu ve ek ücret doğurabilecek durumları kontrol edin.
• Araç teslim sürelerini ve teslimat gecikmesi halinde sunulan seçenekleri öğrenin.
• Anlaşmalı servis ve lastik noktalarının faaliyet gösterdiğiniz şehirlerde yeterli olup olmadığını inceleyin.
• Kaza, arıza ve hasar bildirimlerinde ulaşabileceğiniz destek kanallarını öğrenin.
• Yol yardımı ve ikame araç hizmetlerinin şartlarını karşılaştırın.
• Kilometre, bakım ve hasar bilgilerinin dijital kanallardan takip edilip edilemediğine bakın.
• Araç sayısı veya kilometre ihtiyacı değiştiğinde sözleşmenin güncellenme koşullarını öğrenin.
• Araç iadesinde normal kullanım izleri ile ücretlendirilecek hasarların nasıl ayrıldığını inceleyin.
• Raporlama sıklığını ve filonuzla ilgili hangi verilere ulaşabileceğinizi değerlendirin.

Kiralama şirketinin sektördeki deneyimi ve hizmet sağlayıcılarla kurduğu ağ da uzun süreli sözleşmelerde önemlidir. Araç tesliminden sözleşme sonundaki iadeye kadar aynı hizmet standardının korunup korunmadığını araştırabilirsiniz.

Kurumsal Filo Yönetiminde Doğru İş Ortağının Önemi

Kurumsal filo yönetiminde doğru iş ortağını seçmek araçların günlük kullanımını ve şirket içindeki idari iş yükünü etkiler. Bakım, lastik, hasar ve yol yardımı gibi işlemlerin düzenli takip edilmesi araçların uzun süre kullanım dışında kalmasını önlemeye yardımcı olabilir. Kilometre ve bakım bilgilerinin raporlanması ise sözleşme koşullarıyla gerçek kullanım arasındaki farkları daha erken fark etmenizi sağlar.

TEB Arval, farklı süre, kilometre ve araç ihtiyaçlarına göre filo araç kiralama seçenekleri sunar. Hizmet içeriğinde sözleşme tercihlerine bağlı olarak servis, bakım, onarım, lastik, sigorta ve hasar yönetimi, yol yardımı ile ikame araç gibi seçenekler bulunabilir. My Arval üzerinden bakım, onarım ve lastik değişimi gibi geçmiş araç işlemleri görüntülenebilir, anlaşmalı servis noktalarına ulaşılabilir. Bu tür dijital araçlar özellikle farklı şehirlerde faaliyet gösteren ve çok sayıda aracı bulunan işletmelerin filo bilgilerini tek noktadan takip etmesine katkı sağlayabilir.

#işbirliği