Resmi bir belge olarak kabul edilen tutanak, yaşanmış bir olay, bir kaza, bir durum, bir toplantının ya da bir görüşmenin içeriğinin olduğu gibi resmi kayıt altına alınması olarak tanımlanmaktadır. Tutanaklar hukuki süreçlerde koruma ve ispat gibi durumlara sebebiyet verebilirken bir durumun resmi şekilde belgelenmesi anlamına da gelmektedir. Aynı zamanda tutanaklar devlet dairelerinde, şirketlerde, mahkemelerde, noterlerde ya da diğer başka resmi kurumlarda geçerliliği olan bir belgedir.
Resmî toplantılarda tutanak imzalama prosedürleri nelerdir?
Tutanak prosedürüne göre tutanaklar resmi belgeler oldukları için hazırlanırken dikkat edilmesi gereken durumlar ve uyulması gereken belli başlı kurallar bulunmaktadır. Resmi toplantılarda tutanak tutulduğu zaman tutanak imzalama süreci de genel olarak görüşmenin ya da toplantının sonunda gerçekleştirilir.
Resmî toplantılarda tutanak tutma ve tutanak imzalama prosedürleri konusunda bazı önemli noktalar şunlardır:
- Tutanağın içeriğini doldurmaya başlamadan önce uygun ve resmi kurallara uyan bir başlık atılması gerekmektedir. Eğer tutanağın içeriğinde konu olarak özel bir durum ya da olay yoksa başlık sayfanın tam ortasında üst kısımda büyük harflerle TUTANAK yazarak başlıklandırılır.
- Tutanak içeriğinde açıklanan olayın niteliği belirtildikten sonraki süreçte olaya dair ayrıntılı bilgiler verilir. Olayın ya da toplantının bilgilerine ek olarak olayın bilgisine ek olarak bilgiye nasıl sahip olunduğuna dair de bilgi verilmesi gerekir.
- Tutanak içinde belirtilen olay ile ilgili olarak varsa kanıt niteliğinde belgeler ve deliller de tutanağa eklenmek zorundadır.
- Bir sayfadan daha uzun yer kaplaması durumunda tutanak sayfalarının arkası boş bırakılır ve ikinci sayfa yeni bir kağıt ile yapılır.
- Tutanak içinde bilgileri bulunan kişilerin de tutanakta ıslak imzaları olmak zorundadır. O olayda yer alan ya da o toplantıya katılan herkesin imzası olmazsa tutanak resmi geçerlilik kazanamaz.
- Tutanaklar mutlaka A4 ya da A5 formatında kağıtlara yazılmalıdır.
- Olaya ya da toplantıya dair tüm deliller ve durumlar tutanağın içinde yer almak zorundadır.
- Tutanakta adı geçen her bireyin kimlik bilgileri de tutanağın içinde yer alması gerekir.
Tutanaklar tüm resmi süreçlerde, mahkemelerde, noterlerde ya da diğer çeşitli resmi kurumlarda geçerli olan resmi belgelerdir. Ancak tutanağın resmi kabulü için tüm tutanak imzalama ve tutanak tutma kurallarına uyulmuş olması gerekmektedir.
markasıdır.
Haber Gönder
