Çeşitli devlete ait kurum ve kuruluşlarda, idarelerin, kurumların ve birimlerin kendi aralarında birbirleri ile ya da gerçek veya tüzel kişiler ile iletişim kurabilmek amacı ile yazışma yapmaları resmi yazışma adı ile anılmaktadır. Bu resmi yazışmalar kağıt üzerinde ya da dijital ortamda gerçekleştirilebilmektedir. Dilekçeler, mazbatalar, şartnameler, sözleşmeler, tezkere ya da rapor gibi belgeler de resmi yazı statüsüne girmektedir.
Genel olarak belirlenen kurallara göre kamu evrak düzeni bazı noktalara dikkat edilerek yapılır. Örnek olarak resmi yazılarda başlık, imza atılacak kısım, ilgili kişi ve kurumların ismi gibi bilgilerin yerleri bellidir. Başlık, yazıyı gönderen kuruluşun isminin olduğu kısımdır. Bu kısımda kurumun logosuna da yer verilebilir. Kağıdın yazı alanının üst kısmına ortalanması gereken başlıkta ilk satırda T.C. kısaltması yer alır. İkinci satırda ise kurumun ismi büyük harflerle yazılır. Üçüncü ve son satırda ise ana kuruluşun ve birimin ismi küçük harf ile ve yine ortalanarak yazılmalıdır.
Resmi yazı sayı da içermektedir. Sayı ve evrak sayı numarası, dosya planına göre verilmeli ve başlığın son satırından iki satır aşağıda Sayı: kısmına yazılır. Ardından kod numarası verilir. Kod numarasından hemen sonra ise kısa çizgi işareti konulur ve dosya numarası yazılır. Bir resmi belgeye dosya numarası verme işlemi daha önce gerçekleştirilir.
Mahkemelerde görülen davalarda ya da çeşitli resmi yazışmalarda daima dosya numarası bulunur. Resmi belgede başlığın son satırından iki aralık aşağı kısımda ve yazı alanının en solunda dosya numarası yazar. Dosya numarası resmi belgeye, belge hazırlanırken sistem tarafından otomatik olarak verilmektedir.
Dosya numarası ya da evrak kayıt numarası, yazığı gönderen birimde ya da kurumun genel evrak biriminden aldığı numara olarak tanımlanır. Evrak kayıt ve sayı numarası da dosya planına göre verilir. Her resmi belgede bir sayı bulundurulması ve yazılması zorunlu bir durumdur. Resmi evrak olduğu için sayılar harfle yazılmamalıdır. Dilekçe, mazbata, diploma gibi tüm resmi belgelerde dosya numarası bulunması ve yazılması zorunludur.
markasıdır.
Haber Gönder
