E-arşiv nedir, e-fatura ile farkı nedir?

Devlete ait kurum ve kuruluşlar ile ilgili birçok işlem, evrak takibi, dosya takibi, belge oluşturma, belge çıkartma, talep, mahkeme dosyası takibi, aile hekimi seçme ya da öğrenme gibi birçok işlem internet üzerinden yapılabilmektedir. Gelişen teknoloji ve git gide daha da genişleyen sanal dünyada birçok işlem günümüzde sanal ortamda yapılabilmekte ve çeşitli belgeler dijital olarak hazırlanabilmektedir.

E-arşiv nedir?

Dijital ortamda fatura da hazırlanabilmektedir. E arşiv, faturaların dijital ortamda düzenlenmesini, saklanmasını ve ibraz edilebilmesini sağlayan bir uygulama olarak hayata geçirilmiştir. Bu uygulama kişilerin vergi mükellefi olmasına ya da olmamasına bağlı kalmaksızın tüm müşterilere elektronik ortamda fatura düzenleme imkanı sağlamaktadır.

E arşiv faturası da GİB (Gelir İdaresi Başkanlığı) tarafından belirlenmiş olan standartlara uygun olarak düzenlenen bir belgedir, resmi geçerliliği vardır ve kâğıt fatura yerine kabul edilebilmektedir. GİB tarafından izin verilmiş olan entegratörler elektronik fatura sistemleri ya da interaktif vergi dairesi üzerinden e-arşiv fatura başvurusu yapabilmeyi de mümkün hale getirmektedir.

Bir sistem ve uygulama olarak e-arşiv, en detaylı tanımı ile elektronik ortamda düzenlenmiş olan faturaları ya da faturaların elektronik ortama taşınmasını, burada korunmasını ve gerektiği durumlarda ibraz edilmesini sağlayan bir sistemdir. Fatura kesme süreçlerini kolaylaştıran e-arşiv sistemi çoğu zaman karıştırılsa da e-arşiv fatura ve e-fatura farklı sistemlerdir.

E-arşiv fatura kesmek için şu adımlar izlenir:

• GİB’in e-belge portal sayfasına giriş yapılır.
• Alıcı bilgileri, faturanın tarihi, açıklama, ürün ya da hizmet detayları sisteme girilir.
• İade, satış ya da diğer fatura türleri arasından seçim yapılır.
• KDV, ÖTV vergileri kontrol edilerek doğru hesap yapıldığı teyit edilir.
• Girilen bilgiler kontrol edilir ve fatura sayfası sistem üzerinden onaylanır.
• Fatura çıktı olarak alınıp elden teslim edilebilir ya da kısa mesaj veya e-mail aracılığı ile gönderilebilir.
• Kesilen e-arşiv faturaları saklama süresi bitene kadar dijital olarak arşivlenmelidir ve GİB sistemine raporlanması zorunludur.

E-arşiv ile e-fatura ile farkı nedir?

E-fatura ya da elektronik fatura en kısa ifade ile elektronik ortamda oluşturulan ve gönderilebilen faturalardır. Kağıt faturaların yerini alacak şekilde düzenlenmiş bir sistem olan e-fatura sayesinde kağıt tasarrufu da sağlanabilmektedir. Dijital dünyanın git gide daha da genişlemesi birçok belge gibi e-faturaların da oluşmasına olanak tanımış ve hem müşterilerin hem de özel ve tüzel kişilerin işi oldukça kolaylaşmıştır.

E-fatura ve e-arşiv farkı daha çok düzenlenme biçimleri ile ve amaçları ile öne çıkar. Farklarından bazıları ise şunlardır:

• E-fatura sadece e-fatura sistemine kayıtlı olan mükellefler arasında düzenlenir. E-arşiv ise bu sisteme kayıtlı olmayan kişiler ve işletmeler tarafından da kullanılabilir.
• E-fatura alıcıya GİB üzerinden iletilir. Ancak e-arşiv fatura işletme tarafından oluşturulur, saklanabilir ve gerektiği zaman GİB’e raporlanır.
• E-fatura kapalı devre sistem ile dijital ortamda gönderilir. E-arşiv ise kağıt e-mail ya da kısa mesaj olarak iletilebilir.
• E-faturanın kağıt olarak baskısı alınmaz e-arşiv ise gereksinim duyulduğu zaman kağıda basılabilir.