Devlete ait kurum ve kuruluşların kendi aralarında yaptıkları yazışmalara ek olarak vatandaşlar da resmi kurumlara çeşitli yazılar yazmak durumunda olabilirler. Kurumlar, özel kişiler ya da tüzel kişiler arasında olup olmaması fark etmeksizin yazışma yaptıkları zaman bu yazışmalar resmi bir nitelik kazanır.
Türkçe dilinde kısaltmalar, bir kelimenin, bir terimin ya da bir özel ismin içermiş olduğu harflerden biri ya da birkaçı kullanılarak daha kısa bir şekilde ifade edilmesi, bir anlamda simgeleştirilmesi amacı ile kullanılır. Birçok farklı alanda yapılan yazışmalarda kısaltmalar kullanılabilir. Bu kısaltmalar bazen bir kurum adı bazen ise bir unvanı ifade etmek için tercih edilebilmektedir.
Kısaltılan kelimeler ya da kelime grupları özel isim, unvan, rütbe olabilmektedir. Eğer böyle bir durum söz konusu ise ve resmi yazışma kısaltmaları kullanılacaksa yazışma formatı da resmi kurallara göre belirlenmektedir. Resmi yazışmalardaki kısaltmalarda sadece resmi olabilir. Günlük konuşma ve yazışma dilinde kullanılan kısaltmalar resmi yazışmalarda yer alamaz.
Resmi yazışmalarda uyulması gereken bazı kuralar yönetmelik maddelerine göre belirlenmiştir. Kamu yazışmalarında kısaltma kullanımı da bu kurallara göre kullanılmalıdır. Örnek olarak muhatap tüzel bir kişi ise tüzel kişi adının kısaltılmış hali Merkezi Sicil Kayıt Sistemi’nde yer alıyorsa resmi yazışmada o kısaltmaya yer verilir. Eğer muhatap olunan kişi gerçek kişi ise isim ve soy isim bilgilerinde bir kısaltma kullanılması doğru olmaz.
Kamuya ait kurum ve kuruluşların isimleri daima büyük harflerle yazılır. Kısaltmaları da buna göre olur. Kurum ve kuruluş isimleri her kelimenin ilk harfi büyük harf ile yazılarak kısaltılır. Resmi yazışmalarda ad bu şekilde kullanılır. Örnek birkaç resmi yazışma kısaltması şu şekildedir:
Küçük harfler kullanılarak yapılan kısaltmalara getirilen ekler ise kelimenin okunuşuna göre yazılır. Milimetrenin kısaltılması mm olarak yazılır ve mm’den şeklinde ek alır. Resmi yazışmalarda da TDK’den (Türk Dil Kurumu’ndan) gibi ifade edilir. Yazı tipi ise resmi yazışmalardaki standart stile bağlı olarak Times New Roman formatında kullanılır. Yazı tipi boyutu ise 12 karakter boyutunda olmalıdır.