Kamu dosyaları belli bir düzen içinde tutulur. Tasnif, arşiv ve arşivlik olarak kabul edilen malzemelerin kolay bir şekilde bulunabilmesi ve kullanılabilmesi için dosyalama yapılır ve dosya planı esas alınır. Dosya planı esas alınarak belgelerin konu numaralarına göre ya da konu numaraları ile birlikte alfabetik, kronolojik ve coğrafik olarak sıraya konulması söz konusudur.
Belgelik ya da arşiv, tüm dünya genelinde kurumların, gerçek ya da tüzel kişilerin çeşitli faaliyetleri sonucunda oluşturulan, hukuki, idari, tanıklık, kurumsal değerleri olan, resmi geçerliliği bulunan, tekrar kullanılmak üzere üretilmiş olan her türden görsel, yazılı ve çeşitli bilgilerin yer aldığı, tutulduğu ve saklandığı yer olarak tanımlanmaktadır.
Arşivleme süreci özellikle kamu alanında son derece önemli kabul edilen bir süreç ve uygulamadır. Bu süreç dosyalama sürecinin planlanması ile başlar. Dosyaların saklanması, dosyalara erişim sağlanabilmesi, belgelerin sınıflandırılması, gerektiğinde dosyaların güncellenmesi ya da dosyaların imha edilmesi ve arşivlenmesi gibi aşamalardan meydana gelmektedir.
Dosya tasnifi, belgelerin benzeyen özelliklerinin ve içeriğindeki bilgilerin kullanılması yöntemi ile bir araya getirilmesi ve yerleştirilmesi olarak tanımlanmaktadır. İleriye dönük olarak gerek duyulduğu zaman dosyalara ulaşabilmek, yönetim ve organizasyonlarını sağlıklı bir şekilde yapabilmeyi amaçlar. Bu süreç, belgelerin oluşturulduğu andan itibaren var oldukları sürece takip edilebilmesini sağlayan bir süreçtir.
Kamu dosyalama sistemi bilginin herhangi bir amaç ile düzenlemesi, sıralanması, sınıflandırılması, değerlendirilebilmesi amacı ile yapılan çalışmaya verilen isimdir. Arşiv düzeni artık düzenli bir şekilde kullanılmayan ama yine de saklanması mecbur olan belgelerin depoya taşınması uygulamasıdır.
Farklı dosyalama çeşitleri, kamu belgelerinin ve dosyalarının içeriklerine göre oluşturulur ve düzenlenir.
Genel olarak kullanılan dosyalama türlerinden bazıları şu şekildedir:
Sadece fiziksel olarak değil dijital ortamda da dosyalama ve arşivleme işlemleri yapılabilmektedir. Gelişen teknoloji ve internetin git gide daha da yaygınlaşması sayesinde birçok resmi işlem gibi arşivleme ve dosya tasnif işlemleri de internet üzerinden gerçekleştirilebilmektedir. Bilgisayarlar ve serverlar üzerinden de dosya tasnif işlemleri yapılarak dosyalar dijital ortamda klasörlerde arşivlenebilmektedir.
markasıdır.
Haber Gönder
