Tutanak resmi belgelerdir. Kuruluşlarda yapılan toplantılarda alınan kararların ve toplantı tutanaklarının resmi olarak kabul görülebilmesi için bazı kurallara uyulması gerekmektedir. Tutanakların düzenlenmesi konusunda bazı önemli noktalar bulunmaktadır. Yapılan toplantıya katılan herkesin toplantı için düzenlenen tutanakta imzasının ve isminin olması da tutanak düzenleme kuralları arasında yer almaktadır.
Trafikte yaşanan kazalarda, özel ya da tüzel kurumlarda gerçekleştirilen toplantılarda tutanak tutulur. Yaşanan bir olayın resmi olarak kayıt altına alınabilmesi için düzenlenen belgeler tutanak olarak isimlendirilmektedirler.
Ayrıca yapılan toplantılarda kayıt altına alınan toplantı tutanağı da resmi tutanak olabilmesi için bazı kuralara ve dikkat edilmesi gereken noktalara uygun olarak hazırlanmalıdır.
Toplantı tutanaklarının işlevleri ve geçerlilikleri vardır. Örnek olarak toplantının kronolojik bir kaydı tutulmaz. Toplantıda alınmış olan kararları, katılımcı olan kişileri, eylem unsurları ve önerileri barındıran toplantı tutanakları kişisel gözlem ya da yardı ve yorum içermemelidir.
Kamu toplantısı belgesi, kamu toplantılarında düzenlenir. Bu toplantılar hükumet organları, topluluk grupları ya da kuruluşlar tarafından bilgi alışverişi ya da bazı kararların alınması amacı ile yapılmaktadır. Hazırlanan toplantı tutanaklarında şu bilgiler mutlaka yer almalıdır:
Ayrıca toplantı tutanağı düzenlenirken şu noktalara dikkat edilmesi gerekir:
markasıdır.
Haber Gönder
