Resmi belgelerde mühür ve imza kuralları nelerdir?

Türkiye Cumhuriyeti kimlik kartı, ehliyet, pasaport, çek, senet, araçların plakaları, eğitim kurumları tarafından verilme yetkisi bulunan diplomalar, noter onaylı kağıtlar ve daha birçok farklı belge ve kart resmi belge statüsünde değerlendirilmektedir. Bu resmi belgeler resmi kurumlar tarafından düzenlenmelidir ya da resmi kurumların onayı belgede yer almalıdır.

Resmi belgelerde mühür ve imza kuralları nelerdir?

Kanunlar gibi resmi belgeler ve içerikleri de düzenlenen yönetmeliklere göre hazırlanır ve takip edilir. Resmi belgeler ile ilgili kurallardan biri de resmi mühür ile ilgilidir. Bu konuda hazırlanmış olan yönetmeliğe göre resmi mühür, yapılmasına yetkisi bulunan devlet kurumları tarafından imal ve tescil edilen ve resmi mühür beratı ile birlikte kullanılabilen bir araç olarak tanımlanır.

Resmi mühürler sadece kuruluş kanunları ile Cumhurbaşkanlığı kararnameleri gereğince kendilerine kamu görevi verilmiş olan kurum ya da kuruluşlar tarafından kullanılabilmektedir. Cumhurbaşkanlığı makamı ve genel sekreterliğinde sekreter, en üst düzey yöneticiler ve başkan vekilleri gibi yetkilendirilen kişi ve birimler resmi mühür kullanma hakkına sahiptir.

Düzenlenen resmi belgelerde imzalar da belli kurallar çerçevesinde atılmalıdır. Konu ve belge içeriği ile ilgili kişi ve birimlerin imzaları ve mühürleri belgede yer almalıdır. Resmi imza kuralları da yönetmeliklerle ifade edilmiştir ve bu konudaki birkaç önemli unsur şu şekildedir:

• İmza, isim ve soy ismin üzerinde bırakılmış olan boş kısma atılmalıdır.
• Islak imza kaybolmayacak ve kağıda işlenmesini sağlayacak olan bir kalem ile atılmalıdır.
• Elektronik ortamda yapılacak olan resmi yazışmalarda ise imza yetkisine sahip olan kişi belgeyi elektronik imza ile imzalar.
• Belgeyi imzalayan kişinin isminin ilk harfi büyük diğer harfler küçük olmalıdır. Kişinin soy ismi ise tüm harfleri büyük olacak şekilde yazılmalıdır.
• Belgenin resmiyet ve önem derecesine göre mühür ve kaşe de belge üzerinde yer almalıdır.
• Kamu belge imzası bir resmi yazışma ve resmi belge türü olacağı için belli başlı kurallara göre atılmalıdır. Sadece o resmi belge üzerinde yetkisi bulunan kurumlar, birimler ve kişiler resmi imza atma yetkisine sahip olabilir.